什么是项目管理办公室(PMO),你用得上吗?

 Jen A. Miller   2018-01-30 22:41   209 人阅读  0 条评论

追求更高效和更严密的IT项目监控的公司正在逐渐开放项目管理办公室(PMO)。下面来谈谈PMO应该做什么,你应该考虑用什么类型的PMO,以及谁真正需要PMO。

项目管理办公室(PMO)是公司内部或外部的一个团体,它负责组织、维护并确保组织范围的项目管理的标准。PMO是最佳实践、项目状态和方向的守护者,它们集多个职能于一身。

项目管理研究所从业人员职业发展副总裁Brian Weiss说:“总而言之,项目管理机构能帮助组织为项目和计划的利益相关者实现价值。”

据PM Solutions的调查结果显示,2016年有85%的企业有PMO,比2014年增长了5%。他们还发现,没有PMO的企业中有30%计划实施PMO。

PMO的作用可能随着人工智能和数字化转型的影响而发生变化,但是,在当今的商业环境中,要了解PMO应该做什么,你应该考虑用什么类型的PMO,以及谁真正需要PMO。

PMO的作用和职责

PMO确保公司的程序,实践和运营的正常进行——按时,按预算和相同的方式正常进行。Weiss说:“PMO是为了确保项目和计划的成功,而且这是至关重要的,因为组织通过项目和计划实现价值。PMO如何做到这一点取决于它们在组织内的位置。”

根据PMI 2017年的职业脉搏报告,哪些将企业范围的PMO与战略保持一致的公司相较于没有这么做的公司,前者使项目符合原始目标和业务意图的能力要比后者高38%。前者被认为失败的项目的比例也比后者低33%。

Confo的PMO副总裁Michael Fritsch提供PMO服务,同时也帮助公司创建自己的内部PMO,他说一个好的PMO:

· 为企业提供有形的、可重复的长期利益

· 符合企业战略和文化

· 敏捷得足以适应战略转变

· 是高绩效组织的关键推动者

· 整合企业战略项目的数据和信息/支持平衡记分卡

· 实现企业间共享使项目获得成功的资源、方法、工具和技术

· 确定和开发项目管理方法,最佳实践和标准

· 训练、辅导、培训,并为项目经理和员工提供监督

虽然以上提到的一切都很重要,但Fritsch说最后一项也是企业培养人才的一种方式,它甚至超出了PMO的范畴。

他说:“这个卓越中心也可能是事业的发展道路。他通过职业发展来带领人们。”他说,项目经理在一家公司上升到高管级别并不罕见。这也是留住人才的关键部分,所以PMO内的项目经理并不认为这个办公室是他们职业生涯的终点(他们也可能把它看作是一个死胡同并离开)。

不同类型的PMO

按所能提供的支持的多寡的顺序来排列,PMO一般可以分为支持型、控制型和指令型三种。

· Fritsch说,支持型PMO是“kumbaya(到这儿来)”类型的PMO,PMO会在有需要的地方提供帮助。“进来吧,我们会给你灵感,给你最佳实践,你可以完全忽视我们,我们什么也不会说”。

· 控制型PMO并不是完全不插手,但它也不是工头。Fritsch说:“它对项目进行了一些控制”。它给公司提供模板、程序和报告。他说:“这是实施一些标准并提供一切支持的最佳着眼点,但PMO并不负责一切”。他补充说这是最常见的PMO类型。

· 指令型PMO是PMO指导工作、支持和控制世界的项目管理的地方,它没有给PMO所概述的对模板、程序和报告的要求的遵循留有回旋的余地。这些在高度受管制,高风险的环境中是最常见的。

PMO也可能是面向内部或外部的。World Wide Technology的高级经理Jeff Grieshaber表示:“内部项目办公室”弥合了进行敏捷开发和迭代开发的团队之间的差距。它们在业务流程转型中运行大型程序的组织中也很常见。

Grieshaber说:外部PMO具有与内部PMO相同的质量,但前者也“真正善于与客户、利益相关者以及产品团队进行沟通,而这些客户利益相关者和产品团队正看展着你所管理的工作”。

PMO在数字革命中也拼命地发展和变化。Gartner预计由于数字化转型,项目管理机构的作用将会发生变化,特别是随着人工智能变得越来越普遍,并承担了传统的PMO职能。根据2017年4月的报告,到2030年,他们预测现在可能存在于组织内的多个PMO将“合并为一个涉及变革、战略、项目演进和组织治理的职能”。

你需要PMO吗?

考虑你是否需要PMO的最佳着眼点是对公司的运作情况进行一个很好的、深入的了解,看看它们的不同部分是否已经在整个系统和群体中协调一致,或者它们是否以具有相互孤立的不同系统的方式运营。如果你的公司是后面这种情况,则PMO可以帮助你。此外,如果你要实施任何重要的项目或策略更改,或者你已有的策略不符合需求,则PMO可能适合你的组织。

Fritsch说:“如果你经营成本等级很高或具有显着的影响项目,那么你确实可以从PMO中受益。当然,项目规模越大,预算越多,项目也越多,你可以从PMO获益更多。”

但是如今被公司视为PMO的不一定是它们未来所预见的东西。Gartner预计,由于数字革命,IT PMO的数量将会下降,尽管有些会转型为变革管理职能,并成为高管级战略职能的一部分。该分析公司还预计,到2030年,人类、智能机器和人工智能之间的合作将淘汰“大约80%的‘工作’”,而这些工作代表了当今大部分的项目管理规程、实践和活动。”对于PMO专业人员,这意味着他们要改变行为和实践。对于公司来说,这意味着为了组织的利益(也为了组织的底线)而接受这个职业的变化。

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